Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 12 ja 13 artiklan ja henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja 24 §:n mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja XX:N asiakkaille, potentiaalisille asiakkaille, henkilökunnalle, palveluntoimittajille ja muille sidosryhmille sekä verkkosivuston käyttäjille.

1. Tiivistelmä henkilötietojen käsittelystä:

Henkilötietojen käsittelijä:
KaiCom
Y-tunnus: 23865963
Osoite: C/O Kai Lintinen, Laivalahdenportti 2 B 25, 00810 Helsinki
puh. +358 44 321 5855

Yhteyshenkilö henkilötietoja koskevissa asioissa:
Yrittäjä, Kai Lintinen
Osoite: C/O Kai Lintinen, Laivalahdenportti 2 B 25, 00810 Helsinki
Puh. +358 44 321 5855

Kenen tietoja käsittelemme?
• Asiakkaat
• Potentiaaliset asiakkaat
• Palveluntoimittajat
• Sidosryhmät ja muut yhteistyökumppanit
• Henkilökunta
• Työnhakijat
• Verkkosivun kävijät

Mistä saamme tiedot?
• Asiakkaan tiedot saamme asiakkaalta itseltään
• Potentiaalisen asiakkaan tiedot julkisesti saatavilla olevista tietolähteistä
• Palveluntoimittajan tiedot saadaan tältä itseltään
• Sidosryhmään kuuluvan tiedot tältä itseltään
• Henkilökuntaan kuuluvan tiedot tältä  itseltään
• Rekrytointiin osallistuvan tiedot tältä itseltään
• Verkkosivuston käyttäjästä tallennetaan IP-osoite, jos kävijä suostuu ottamaan vastaan evästeen KaiCom:lta.

Kuinka kauan käsittelemme tietojasi?

• Käsittelemme tietoja pääsääntöisesti niin kauan kuin käsittelyperuste on olemassa. Asiakkaan kohdalla tämä tarkoittaa asiakkuuden voimassaoloaikaa. Asiakkuuden päätyttyä käsittelemme tietoja esimerkiksi silloin, kun ex- asiakkaalla on maksurästejä 10 vuoden ajan.
• Palveluntoimittajan tiedot poistetaan 12 kuukauden sisällä sopimusvelvoitteiden täyttämisestä.
• Sidosryhmien kohdalla poistamme tiedot 12 kuukauden sisällä yhteistyön päättymisestä.
• Verkkosivujen kävijätietoja säilytetään toistaiseksi.

Huom! Henkilötietojen säilytysaikoihin vaikuttaa myös esimerkiksi kirjanpitolaki. Kirjanpitolain mukaan tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kirjanpitoaineisto tulee säilyttää kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy. Jos tilikausi on päättynyt esimerkiksi 30.4.2018, tositteita on säilytettävä 31.12.2024 asti. Kirjanpitolaki voi siis aiheuttaa joiltakin osin yllä mainittua pidempiä henkilötietojen säilytysaikoja.

Henkilötietojasi voidaan säilyttää pidempään myös tilanteissa, joissa ne ovat osa erityisen tärkeitä asiakirjoja. Säilytämme 10 vuoden ajan sopimukset ja muut merkitykselliset asiakirjat. Syynä on vahingonkorvausvelvollisuuden vanhenemisaika: velvollisuus yleensä päättyy kymmenessä (10) vuodessa vahingon sattumisesta tai  sen havaitsemisesta lukien.

Näitä tietoja käsittelemme:
Käsittelemme vain tietoja, jotka olet meille toimittanut, tai joiden käsittelyyn olet antanut suostumuksesi, tai jotka ovat saatavilla julkisesti, esimerkiksi:
• Nimi
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Työnantaja
• Henkilötunnus
• IP-osoite
• Ammattinimike

Oikeutesi:
• Tarkastusoikeus: Voit tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot.
• Oikaisemisoikeus: Jos havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, sinulla on oikeus pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
• Vastustamisoikeus: Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi.
• Suoramarkkinointikielto: Voit milloin tahansa kieltää tietojesi käyttämisen suoramarkkinointiin. Emme luovuta ilman suostumustasi henkilötietojasi tahoille, jotta nämä voisivat kohdistaa suoramarkkinointia sinuun.
• Poisto-oikeus: Jos katsot, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei  ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi emme voi poistaa tietoja. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.
• Rajoittamisoikeus: Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
• Valitusoikeus: Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että rikomme henkilötietojasi käsitellessämme tietosuojalainsäädäntöä.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Sinulla on oikeus saada jäsenrekisteriin talletetut henkilötietosi yleisesti käytetyssä sähköisessä tiedostomuodossa.
Henkilötietoihin liittyviin pyyntöihin yhteishenkilönä toimii KaiCom:n yrittäjä  Kai Lintinen, yhteystiedot tämän asiakirjan alussa.

Miksi käsittelemme tietojasi?

KaiCom käsittelee useiden ihmisryhmien henkilötietoja. Pääosin käsittelyn tarkoituksena on liiketoimintaan liittyvä yhteydenpito, asiakassuhteiden hoitaminen, markkinointi muu sidosryhmätoiminta. KaiCom:n yhteistyökumppanit voivat myös kohdistaa asiakkaisiin markkinointia, jos asiakas on tähän suostunut. Muista kuin asiakkaistamme keräämme henkilötietoja, jotka ovat tarpeen yhteydenpitoon näiden henkilöiden kanssa.

Kuka muu käsittelee tietojasi?

KaiCom käyttää henkilötietojen käsittelyssä apunaan ainoastaan laadukkaita palveluntoimittajia, joiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä. Toimittajia ovat keväällä 2018 mm.:
• Hamarin Tilipalvelu Ky
• Louhi Oyj
• Isolta Oyj

Kuinka suojaamme tietosi?

• Suojaamme internetyhteyden (https)
• Käytämme henkilötietoja koskevaan viestintään salattua sähköposti
• Käytämme palomuuria
• Salaamme tietoja (kryptaus)
• Rajaamme rekisteriin pääsyn henkilöihin, jotka sitä tarvitsevat
• Sitoutamme henkilökunnan salassapitosopimuksilla

Evästekäytäntö:

Tämä sivusto käyttää evästeitä – pieniä tekstitiedostoja, jotka on sijoitettu laitteeseen, jotta sivustolla on parempi käyttökokemus. Yleensä evästeillä säilytetään käyttäjän asetukset, tallennetaan tietoja ostoskärryjen kaltaisista asioista ja anonyymit seurantadata kolmansien osapuolten sovelluksille, kuten Google Analyticsille. Evästeet pääsevät yleensä selailukokemuksesi paremmin. Voit kuitenkin poistaa evästeet käytöstä tällä sivustolla ja muilla sivustoilla. Tehokkain tapa tehdä tämä on poistaa evästeet käytöstä selaimessasi. Suosittelemme, että kuuntelet selaimesi Ohje-osiota tai tutustu Evästeet-sivustoon , joka tarjoaa ohjausta kaikille nykyaikaisille selaimille.